Le demandeur demande la révision des décisions de la municipalité relativement aux frais qui lui sont facturés à la suite de ses demandes d’accès pour obtenir des documents en version électronique, par courriel. Il soutient que la municipalité ne peut exiger des frais si le document est transmis par voie électronique puisqu’il ne s’agit pas de la reproduction d’un document.
Un document, qu’il soit papier ou électronique, est visé par la Loi sur l’accès et par conséquent par le Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels (Règlement sur les frais) lorsque le demandeur veut en obtenir copie. En l’espèce, il ressort de la preuve présentée que le plan d’archivage de la municipalité prévoit que tous les documents doivent être conservés en version papier. La loi impose l’obligation pour les organismes publics d’archiver les documents qu’ils détiennent, mais n’impose aucun support de conservation. Bien que la gestion documentaire de document en version électronique soit assez répandue, il n’y a aucune obligation légale à cet égard. De plus, dans le cas qui nous concerne, la municipalité a, pour sa part, adopté un règlement sur les tarifs requis pour la reproduction des documents municipaux qui s’inspire du Règlement sur les frais. Ce règlement ne peut toutefois être plus exigeant que ce qui est prévu au Règlement sur les frais, comme en l’espèce. L’article 9 du Règlement sur les frais ne fait aucune distinction quant au support et au moyen de transmission du document. Les tarifs ici sont appliqués sans tenir compte du format du document, ce qui est conforme aux dispositions de la Loi sur l’accès et du Règlement sur les frais.
La Commission conclut que les frais exigés au demandeur par la municipalité sont conformes à la loi. Les documents demandés ont tous fait l’objet d’une reproduction au sens de l’article 9 du Règlement sur les frais, que ce soit par photocopie ou par la numérisation de cette copie.
