Le requérant s’adresse à la Ville afin d’obtenir, entre autres, une copie du nombre de plaintes relatives au déneigement qu’elle a reçues entre 2010 et 2017 dans un format compatible ou transférable en fichier Excel. Le responsable de l’accès aux documents lui a d’abord répondu que la Ville ne détenait aucun document permettant de satisfaire sa demande. Puis, suite à des recherches additionnelles, un document de près de 604 pages, répertoriant l’ensemble des plaintes reçues relatives au déneigement, est transmis au demandeur. Seuls les renseignements personnels permettant d’identifier les plaignants y sont caviardés. Le demandeur maintient toutefois sa demande puisqu’il souhaite obtenir ce document en format Excel.
Dans une affaire semblable, la Commission d’accès à l’information a conclu que la Loi sur l’accès n’oblige pas un organisme à créer un document sur mesure pour répondre à une demande d’accès et qu’un organisme peut utiliser le support de son choix dans la mesure où celui-ci respecte les règles de droit en vigueur. En l’espèce, la Ville n’a pas nié le droit du demandeur d’obtenir copie des plaintes relatives au déneigement. L’intégralité des plaintes lui ont été remises, dans la forme sous laquelle elle les détenait. Ce document, bien que volumineux, est une transcription écrite et intelligible des plaintes reçues. Or, la Loi sur l’accès ne permet pas de forcer un organisme à produire un document sous une forme particulière. La Ville a donc répondu intégralement à la demande conformément à la Loi sur l’accès.
