Le demandeur s’adresse à la Commission d’accès à l’information entre autres pour contester les frais de reproduction exigés par l’organisme pour la communication des documents dont l’accès lui a été accordé, soit un fichier Excel et un fichier PDF.

La Commission conclut que l’organisme n’a pas reproduit les documents repérés afin de les communiquer au demandeur. Les frais de reproduction ne peuvent donc lui être exigés.

En effet, l’accès à un document est gratuit, mais des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés du requérant. L’organisme ici n’a pas photocopié, imprimé ou numérisé les documents repérés afin de les communiquer au demandeur.

L’organisme a modifié les deux fichiers, dont un en format Excel afin de caviarder certains renseignements et le convertir en PDF et l’autre, qui était déjà en version PDF, a été modifié pour caviarder les renseignements non accessibles et enregistrés de nouveau en format PDF. Il ressort de la preuve que les documents ne sont pas détenus par l’organisme en format papier. L’organisme n’a pas reproduit les fichiers demandés dans le but de les communiquer au demandeur, il les a modifiés pour caviarder des renseignements, a converti un fichier et a fait une copie pour son dossier. La version papier que l’organisme a imprimée afin de la conserver dans son dossier ne peut faire l’objet de frais de reproduction exigés au demandeur. Il n’y a aucune obligation pour l’organisme de conserver une version papier des documents communiqués. Il peut les conserver dans le même format électronique.

L’organisme prétend que puisqu’il y a eu un travail de modification des fichiers, une conversion d’un fichier et une impression papier pour son dossier, des frais peuvent être exigés au demandeur. Mais bien que le Règlement sur les frais vise la reproduction d’un document, les fichiers repérés n’ont pas été photocopiés, imprimés ou numérisés en vue de les communiquer au demandeur.  L’organisme reconnait que le Règlement sur les frais ne prévoit pas de frais exigibles pour la communication de fichiers électroniques. Il ressort de la preuve que les fichiers sont demeurés dans un format électronique.

L’organisme ne peut exiger les frais prévus au paragraphe h) du premier alinéa de l’article 9 du Règlement sur les frais au demandeur pour la modification des fichiers électroniques repérés, leur conversion dans un autre format ou l’impression papier pour une conservation dans le dossier municipal.

Clennett c. Ville de Gatineau, 2021 QCCAI 278 (CanLII), 12 octobre 2021, <https://canlii.ca/t/jjs60>