La demanderesse, une entreprise œuvrant dans le commerce de la vente de véhicules usagés, a requis de la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ) une liste des numéros de plaques d’immatriculation (NPI) de toutes les voitures enregistrées dans la province du Québec ainsi que leur numéro d’identification de véhicules (le NIV) respectifs. La SAAQ a répondu à cette demande d’accès en affirmant qu’elle ne pouvait communiquer les documents demandés, parce que ceux-ci n’existent pas et qu’elle n’a pas l’obligation de confectionner un document pour répondre à une demande d’accès. Elle prétend avoir fait la preuve que la demande d’accès telle que formulée par la demanderesse l’obligerait à créer de nouvelles règles d’affaires afin de donner suite à la demande d’accès.
La preuve révèle que la SAAQ devrait créer plusieurs programmes informatiques afin de donner suite à la demande d’accès. Les bases de données de la SAAQ, depuis qu’elles ont été créées en 1986, fonctionnent en silo, c’est-à-dire qu’elles ne sont pas reliées entre elles, à moins qu’une règle d’affaires n’ait été créée. La SAAQ dispose ainsi de plusieurs bases de données, soit une base pour les données contenant tous les permis de conduire, une pour les certificats d’immatriculation et une autre pour la perception des frais, les sanctions, les révocations, etc.
Les bases de données sont nourries par des dépôts de données. L’exploitation de ses bases de données nécessite une connaissance de programmeur. Bien qu’il existe déjà une règle d’affaires pour relier un numéro de plaques d’immatriculation (NPI) et un numéro d’identification de véhicules (NIV), cette règle ne fonctionne qu’à l’unité, ce qui permet par exemple au préposé au comptoir de la SAAQ d’associer le NPI d’une personne avec le NIV correspondant. La preuve révélant que la SAAQ puisse relier ses deux données, sur une base individuelle, comme le démontre les certificats d’immatriculations délivrés à chaque détenteur de véhicules automobiles, ne démontre pas que la SAAQ possède déjà les règles d’affaires dans ses systèmes afin de lancer les quelques requêtes nécessaires afin de donner suite à la demande d’accès.
Le directeur de l’équipe de pilotage en permis de conduire et d’immatriculations déclare à l’audience que, bien que la SAAQ détienne les données requises, elle ne possède pas cependant une règle d’affaires qui lui permet de relier la liste des NPI et leurs NIV respectifs, comme le demande la demanderesse. En somme, il faudrait, afin de répondre à la demande d’accès telle que formulée, effectuer le développement d’une programmation, ce qui est complexe pour son équipe. Extraire les données telles que demandées exige de suivre des règles d’affaires, de refaire des liens et cela exige la contribution de l’équipe de spécialistes et des efforts importants. Cette opération devrait se faire en plusieurs étapes, ce qui demande de créer un programme, de procéder à des essais préliminaires, de contrôler la qualité du résultat, d’assurer le transfert sécuritaire du résultat final.
Devant ces constats, et même si la SAAQ détient la liste des NIV et des NPI, la Commission doit donner effet à la règle posée par le législateur : la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels n’oblige pas un organisme à confectionner un document à l’aide de programmes informatiques uniquement créés pour répondre à une demande de renseignements, en l’espèce, le lien entre ces deux listes.
Carfax Canada c. Société de l'assurance automobile du Québec, 2022 QCCAI 1 (CanLII), 7 janvier 2021, <https://canlii.ca/t/jmr4m>
